POB (Prosedur operasional baku) dapat meminimalkan resiko sengketa dan pidana

Menyambung tulisan sebelumnya tentang evaluasi diri, ternyata evaluasi diri yang sistematis akan efektif jika mengacu ada standar pembanding. Diantara standar pembanding yang dipakai dalam institusi yang profesional ialah SOP (standard operasional prosedur) atau dalam bahasa Indonesia disebut  POB (Prosedur operasional baku). POB adalah instruksi tertulis yang disepakati & sudah distandarisasi tentang prosedur/proses pelaksanaan aktivitas/layanan di sebuah institusi. Dalam POB biasanya berisi apa, bagaimana (jalur & syarat), siapa & kapan (batas waktu) pelaksanaan aktivitas. POB harus diketahui, dipedomani dan  dipatuhi oleh semua karyawan. 

Institusi yang melakukan akvitas dengan resiko yang rendah, seperti perkantoran pemerintah dan sejumlah unit kerja di perguruan tinggi sering kali belum dilengkapi dengan POB tertulis. Kalaupun tersedia POB,  lebih banyak dipahami hanya sekedar dokumen yang disimpan sebagai arsip tapi belum semua merasakan perlu dipedomani apalagi dilaksanakan secara konsisten. Hal ini berhubungan dengan tingkat pengetahuan pengelola terhadap sistem management yang profesional. Institusi yang menjalankan aktivitas dengan resiko tinggi seperti rumah sakit, pemadam kebakaran, SAR, pengelola keuangan dsb biasanya sudah lebih paham tentang pentingnya POB. Sesungguhnya POB sangat diperlukan di setiap unit dari institusi karena akan dijadikan pembanding untuk melakukan evaluasi diri; sejauh mana kesesuaian akvitas karyawan dengan dengan tujuan dan standar kinerja yang diharapkan oleh institusi. Tanpa POB proses administrasi dapat bertele-tele, kurang efisien (banyak pegawai tapi tdk jelas apa yg dikerjakan, harap mengharap, tertumpuk perkejaan pada unit tertentu dll. Pelayanan menjadi tdk lancar, maka akhirnya akan kehilangan pelanggan secara perlahan. Masalah akan lebih besar jika terjadi sengketa. Misalnya seorang mahasiswa keracunan di laboratorium kimia karena  keteledoran. Orang tuanya membawa masalah ini ke pengadilan maka penyelidikan akan dilakukan terhadap sejauh mana kepatuhan pengelola laboratorium dan mahasiswa untuk mengikuti POB yang ada. Tanpa POB maka dapat dianggap keteledoran pimpinan unitnya. Sebenarnya pelaksanaan pembelajaran pun perlu diatur dengan POB, biasanya ada mhs yg menuntut dia tidak mendapatkan pelayanan pembelajaran yang standard. POB dapat berisi pedoman dosen hrs sesuai kualifikasinya & batas SKS maks yg dia ajarkan, harus membuat perencanaan dengan tujuan pembelajaran yang jelas, proses belajar-mengajar, media, tugas (Lembar Kerja Mahasiswa), cara penilaian dll yang dituangkan dalam RPS (Rencana Program Semester), di akhir perkuliahan perlu dimonitor ketercapaian tujuan pembelajaran, tujuan kurikulum dan kualifikasi lulusan. Kepatuhan terhadap POB ini lebih mudah diawasi melalui sistem komputer misalnya menggunakan finger print yg dilengkapi software "simkuliah"


Pengadaan dan pengelolaan barang dan jasa tanda mengikuti POB, maka sangat berpotensi terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme sehingga pengelolanya dapat diancam pidana. Peluang kecelakaan dapat meningkat jika mengabaikan POB, misalnya pada usaha jasa pelayaran dan penerbangan. Sebaliknya jika akvitas pelayanan mengikuti POB maka resiko sengketa dan ancaman pidana dapat diminimalkan. Bahkan dapat dianalisis resiko yang akan terjadi manakala ada tahapan POB yang terabaikan dan dapat diantisipasi lebih awal. Jika pun ternyata tejadi juga kesalahan setelah mengikuti POB secara konsisten, maka kesalahan itu tidak lagi dapat sepenuhnya dituduhkan pada individu karyawan tertentu melainkan pada sistem (POB) yang berlaku disepakati bersama. Waallahua'lam